Polityka prywatności

1. Działalność gospodarcza Wojciech Filiks – Be First z siedzibą we Władysławowie ul. Żwirowa 53/55, 05-506 Władysławów, posiadająca NIP: 5342227376, REGON: 142844475 zwana dalej „Administratorem” właściciel serwisu internetowego fleetcorp.pl (dalej „Serwis”) przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności użytkowników Serwisu i bezpieczeństwa przetwarzania ich danych osobowych.

2. Dane osobowe użytkowników Serwisu zawarte w formularzach oraz dane osobowe zgromadzone automatycznie są przetwarzane z zachowaniem wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) (dalej również: „RODO”) oraz innymi aktualnie obowiązującymi, tj. przez cały okres przetwarzania określonych danych, przepisami prawa o ochronie danych osobowych obowiązującymi w Polsce. Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (zwane dalej: „Danymi Osobowymi”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Użytkownikom przysługuje prawo wglądu do dotyczących ich Danych Osobowych oraz prawo do ich poprawiania. Danych zbieranych automatycznie nie da się zmienić ani usunąć. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których Dane Osobowe dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego Dane Osobowe są:

2.1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której Dane Osobowe dotyczą;

2.2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;

2.3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;

2.4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;

2.5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której Dane Osobowe dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których Dane Osobowe te są przetwarzane;

2.6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo Danych Osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

3. Dane osobowe użytkowników Serwisu zawarte w formularzach rejestracyjnych przetwarzane będą przez Administratora wyłącznie w celach realizacji usług świadczonych w Serwisie i w celach wskazanych w formularzach rejestracyjnych dotyczących konkretnych usług Serwisu, jak również w celach przeprowadzenia procesów rekrutacyjnych oraz w celach nawiązania współpracy np. z dostawcami. Ponadto Dane Osobowe mogą być przetwarzane, za zgodą użytkowników Serwisu, w prawnie usprawiedliwionych celach, w tym marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług Urbana sp. z o.o. oraz firm z nią współpracujących.

4. Urbana sp. z o.o. nie przekazuje i nie dokonuje obrotu (nie sprzedaje, nie użycza) Danych Osobowych użytkowników Serwisu innym osobom lub instytucjom, bez zgody użytkownika. Przetwarzane przez Urbana sp. z o.o. Dane Osobowe użytkowników Serwisu mogą zostać udostępnione uprawnionym organom państwa na ich żądanie, na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań lub osobom trzecim na podstawie orzeczeń organów państwa.

5. Każdorazowo cel i zakres danych przetwarzanych przez Administratora wynikają ze zgody użytkownika Serwisu lub przepisów prawa oraz doprecyzowywane są w wyniku działań podejmowanych przez użytkownika Serwisu lub w ramach innych kanałów komunikacji z użytkownikiem Serwisu.

6. Urbana sp. z o.o. gromadzi informacje pozyskiwane automatycznie, dotyczące adresów IP użytkowników odwiedzających Serwis i korzystających z usług świadczonych w ramach Serwisu. Zebrane w ten sposób informacje służą administrowaniu Serwisem, okresowym analizom statystyki odwiedzin, ustaleniu, które strony odwiedzane są najczęściej, określeniu poziomu funkcjonalności stron Serwisu. Informacje dotyczące IP użytkowników Serwisu mogą zostać przekazane uprawnionym organom państwa, na ich żądanie na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań lub osobom trzecim na podstawie orzeczeń organów państwa.

7. W Serwisie stosuje się mechanizm plików cookies tj. plików przechowywanych na dysku komputera użytkownika Serwisu lub innych podobnych technologii służących zachowaniu parametrów nawigacyjnych użytkownika i statusu zalogowania. Mechanizm plików cookies nie ma na celu pozyskiwania jakichkolwiek informacji o użytkownikach Serwisu, stosowany jest jedynie w celu agregowania danych statystycznych o ruchu użytkowników Serwisu. Użytkownik może usunąć pliki cookies, co nie spowoduje żadnych utrudnień w korzystaniu z Serwisu. Pliki cookies to małe pliki tekstowe wysyłane przez Serwis i przechowywane na komputerze użytkownika Serwisu zawierające pewne informacje związane z korzystaniem z Serwisu. Pliki cookies wykorzystywane są przez Serwis w celu obsługi Witryny i zapewnienia możliwości udostępnienia użytkownikom Serwisu interesujących informacji oraz podczas procesu zakupowego, np. w celu zapamiętywania dokonanych przez użytkowników Serwisu zakupów. Pliki cookies wykorzystywane przez Serwis mogą mieć charakter tymczasowy lub trwały. Tymczasowe pliki cookies są usuwane z chwilą zamknięcia przeglądarki, natomiast stałe pliki cookies są przechowywane także po zakończeniu korzystania z Serwisu i służą do przechowywania informacji takich jak hasło czy login użytkownika Serwisu, co przyspiesza i ułatwia korzystanie z Serwisu. W każdym wypadku użytkownik Serwisu może zablokować instalowanie plików cookies lub usunąć stałe pliki cookies, wykorzystując stosowne opcje przeglądarki internetowej. W razie problemów należy skorzystać z pliku pomocy przeglądarki lub skontaktować się z producentem przeglądarki, z której korzysta użytkownik Serwisu.

8. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania Danych Osobowych w Serwisie

8.1. Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii), a niebędących zarejestrowanymi użytkownikami (tj. osoby nieposiadające profilu w Serwisie) przetwarzane są przez Administratora:

a) w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO);

b) w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit a RODO);

c) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na ochronie jego praw;

d) w celach marketingowych Administratora.

8.2. Aktywność użytkownika w Serwisie, w tym jego Dane Osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach dotyczących systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych, statystycznych i marketingowych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

8.3. Osoby, które dokonują rejestracji w Serwisie, proszone są o podanie danych niezbędnych do utworzenia i obsługi konta. W celu ułatwienia obsługi użytkownik może podać dodatkowe dane, wyrażając tym samym zgodę na ich przetwarzanie. Takie dane można w każdym czasie usunąć. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu założenia i obsługi konta, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości założenia konta. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

8.4. Dane osobowe są przetwarzane:

a) w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta w Serwisie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO), a w zakresie danych podanych fakultatywnie – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO);

b) w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników w Serwisie i sposobu korzystania z konta, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności, a w zakresie informacji zbieranych przy użyciu plików cookies – zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit f RODO);

c) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na ochronie jego praw.

d) w celach marketingowych Administratora oraz innych podmiotów.

e) w celach przetwarzania danych osobowych użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (np. Facebook, Instagram, YouTube, Twitter). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promowaniu marki własnej.

8.5. Jeżeli użytkownik umieszcza w Serwisie jakiekolwiek Dane Osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów obowiązującego prawa i dóbr osobistych tych osób.

8.6. Złożenie zamówienia ( wynajem samochodu) przez użytkownika poprzez Serwis wiąże się z przetwarzaniem jego Danych Osobowych. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zamówienia, a ich niepodanie skutkuje brakiem jego realizacji. Podanie pozostałych danych jest fakultatywne.

8.7. Dane Osobowe są przetwarzane:

a) w celu realizacji złożonego zamówienia – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO);

b) w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit c RODO);

c) w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników w Serwisie, a także ich preferencji zakupowych w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności, a w zakresie informacji zbieranych przy użyciu plików cookies – zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit f RODO);

d) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na ochronie jego praw.

9. Okres przetwarzania Danych Osobowych

9.1. Okres przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady Dane Osobowe przetwarzane są przez czas świadczenia usługi lub realizowania zamówienia, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania Danych Osobowych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych jest uzasadniony interes Administratora.

9.2. Okres przetwarzania Danych Osobowych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania Danych Osobowe są nieodwracalnie usuwane lub zanonimizowane.

9.3. Informacje pozyskiwane przez Administratora przy użyciu plików cookies są przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich informacje te zostały zebrane. Użytkownik może w każdym czasie wycofać swoją zgodę na przetwarzanie przez Administratora danych pozyskiwanych z plików cookies analitycznych i statystycznych oraz marketingowych, a także usunąć pliki cookies ze swojej przeglądarki internetowej. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Danych Osobowych do momentu wycofania zgody.

10. Uprawnienia użytkownika Serwisu

10.1. Użytkownikowi przysługuje prawo: dostępu do treści Danych Osobowych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia Danych Osobowych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania Danych Osobowych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną Danych Osobowych.

10.2. W zakresie, w jakim Dane Osobowe użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem

10.3. Użytkownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania Danych Osobowych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z uzasadnionym interesem Administratora, a także – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją użytkownika – w innych przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych jest uzasadniony interes Administratora.

11. Odbiorcy Danych Osobowych

11.1. W związku z realizacją usług Dane Osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, podmiotom takim jak banki i operatorzy płatności, podmioty świadczące usługi księgowe, kurierzy (w związku z realizacją zamówienia), agencje marketingowe (w zakresie usług marketingowych) oraz podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej, a także kancelariom prawnym i podatkowym i firmom audytorskim.

11.2. W przypadku uzyskania zgody użytkownika Administrator może kierować do użytkownika treści o charakterze marketingowym, zawierające informacje handlowe partnerów biznesowych Administratora.

11.3. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

12. Przekazywanie Danych Osobowych poza EOG

12.1. Administrator może w określonych przypadkach ujawnić dane osobowe pracownikom lub współpracownikom Administratora bądź też w – formie powierzenia ich przetwarzania – może je ujawnić firmom zewnętrznym lub dostawcom usług lub sprzedawcom działającym w imieniu Administratora, aby zrealizować zgłoszenia użytkowników lub świadczyć usługi na rzecz użytkowników Serwisu. W przypadku współpracy z dostawcami usług Administrator może przekazać uzyskane Dane Osobowe stronom trzecim - dostawcom usług Administratora współpracuje z dostawcami takich usług aby możliwe było przetwarzanie przez nich Danych Osobowych w imieniu Administratora. Administrator przekaże Dane Osobowe stronom trzecim wyłącznie gdy są spełnione rygorystyczne standardy dotyczące przetwarzania Danych Osobowych i ich bezpieczeństwa. Administrator przekazuje Dane Osobowe tym stronom trzecim jedynie w zakresie jaki jest niezbędny do świadczenia przez te strony usług dla Administratora.

13. Dodatkowo, Administrator może dokonać powierzenia przetwarzania danych osobowych do państwa trzeciego, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy i przesłać je do innych podmiotów zewnętrznych współpracujących z Administratorem lub działających w jego imieniu w celach, które są opisane w niniejszej Polityce Prywatności w tym w celu świadczenia usług wsparcia infrastrukturalnego w obszarze IT. Administrator może również przechowywać dane osobowe w miejscu, które podlega innej jurysdykcji niż miejsce pobytu lub siedziby określonego użytkownika. Przekazanie danych do państwa trzeciego może mieć jednak miejsce wyłącznie wtedy, gdy (z zastrzeżeniem innych przepisów powszechnie obowiązującego prawa) spełnione są warunki zagwarantowania odpowiedniego stopnia ochrony osób fizycznych, zagwarantowane w RODO, np. z podmiotem otrzymującym dane zawarto umowę zawierającą standardowe klauzule umowne wymagające określonego stopnia ochrony Danych Osobowych. Serwis zwiera odnośniki/linki do innych stron internetowych Urbana sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach.

14. Pytania i wątpliwości w zakresie polityki prywatności użytkownicy Serwisu mogą zgłaszać poprzez adres e-mail: biuro@fleetcorp.pl

15. W przypadku zmiany obowiązującej polityki prywatności, odpowiednie modyfikacje powyższych zasad zostaną udostępnione na stronie Serwisu.